Tạo mục lục tự động trong word 2013

Đối với tài liệu word khoa học thì luôn phải có một mục lúc để ở phía trước hoặc phía sau tài liệu giúp cho người đọc thuận tiện tìm hiểu nội dung rà rút ngắn thời gian tìm kiếm một nội dung bất kì nào trong tài liệu. Tuy nhiên công việc làm mục lục bằng tay rất tốn nhiều thời gian đó là chưa kể tới việc bạn chỉnh sửa thêm hoặc bớt nội dung thì đồng nghĩa là bạn phải chỉnh sửa hàng loạt số trang trong mục lục. Rất tốn rất nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế ta nên nghĩ tới dùng phương pháp tạo mục lục tự động trong word thì mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tuy tạo mục lục tự động trong word giúp bạn thuận tiện rất nhiều nhưng bạn thường ngại khó không biết thao tác nên gặp không ít khó khăn. Trong bài viết này mình chia sẻ bạn cách tạo mục lục tự động trong word 2013 cách dễ dàng thao tác nhất.

Tạo mục lục tự động trong word 2013 như thế nào ?

Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động trong word 2013 là tận dụng các Heading Stylesmà bạn muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ bạn có Heading 1, Heading 2, …tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động và word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa.Khi bạn tạo một mục lục tự động trong word, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1. Tương tự với các Heading 2 và các Heading khác sẽ có kiểu nội dung tương ứng.

Đánh dấu mục lục tự động trong word 2013

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn đánh dấu mục lục tự động trong word theo 2 cách đó là sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, và đánh dấu các mục văn bản tạo mục lục tự động.

Đánh dấu mục lục bằng heading xây dựng sẵn

Đề tiến hành đánh dấu mục lục bằng heading xây dựng sẵn bạn cần thao tác theo các bước bên dưới cụ thể như sau.

• Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading để tạo mục lục tự động trong word bằng cách bôi đen nội dung đó.
• Chọn Tab Home trên thanh giao diện ribbon của word 2013
• Tiếp đến ở đây bạn chú ý tới hộp thoại Style tiếp theo chọn Heading tương ứng để tạo mục lục tự động trong word như là Heading 1, Heading 2, Heading 3 …

Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Galleryđể mở rộng hộp thông báo của Style ra giúp bạn dễ dàng tìm Style mong muốn Hoặc bạn có thể tư tạo cho mình một Style riêng để tạo mục lục bằng cách chọn Create Style trong khi chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery để mở rộng hộp thông báo của Style.

Đánh dấu các mục văn bản tạo mục lục tự động

Phần trên đã nêu cách tạo đánh dấu mục lục bằng cách sử dụng Heading xây dựng sẵn vì một vài lý do nào đó bạn không muốn sử dụng theo cách phía trên thì bạn cũng có thể thao tác theo hướng dẫn đánh dấu mục văn bản tạo mục lục tự động dưới đây. Còn bạn sử dụng cách dùng Heading xây dựng sẵn thì có thể bỏ qua phần hướng dẫn này.

• Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading để tạo mục lục tự động trong Word
• Chọn Tab References trên thanh giao diện Ribbon của word
• Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents

Chèn mục lục tự động trong word 2013

Vậy là công việc chuẩn bị để tạo mục lục tự động coi như là đã xong bước tiếp theo trong phần tạo mục lục tự động trong word 2013 là chèn lục lục vào vị trí bất kì nào trong file word đó. Và dĩ nhiên thường thì ta nên chọn phía trên cùng sau trang bìa của word còn nếu bạn muốn vị trí khác như cuối file word thì cũng không ảnh hưởng gì. Khi xác địng được vị trí tạo mục lục thì tiếp theo ta dùng chuột hay phím tắt hữu ích trong word để di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đó.

• Chọn Tab References trên thanh giao diện Ribbon của word
• Chọn nút Table of Contents trong nhóm Table of Contents.

Sau khi chọn thì word hiển thị cho ta rất nhiều tùy chọn bạn có thể sử dụng mẫu có sẵn hiển thị ra không thì chọn Custom Table of Contents để mở hộp thoại Table of Contents ra để có thể tạo cho mình mục lục như ý muốn mà không phải dùng theo gợi ý của word.

Cập nhật mục lục tự động trong word 2013

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì cái mục lục đó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu.Bạn chỉ cần thực hiện 2 bước sau để có thể cập nhật mục lục tự động trong word. Cập nhật mục lục tự động bằng cách Click vào Tab References như các bước phía trên và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang. Chọn điều chỉnh số trang bằng cách chọn vào tùy chọn Update page number only nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Lưu ý khi dùng mục lục tự động trong word là bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi bằng tay trước đó. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục.

Xóa mục lục tự động trong word 2013

Thêm mục lục tự động trong word thì thấy có vẻ hới khó khăn và phức tạp nhưng để xóa mục lục đó thì dễ dàng hơn nhiều  chỉ bằng vài thao tác dưới đây.

• Chọn Tab Referencs trên thanh gian diện Ribbon của Word
• Chọn Table of Contents như các bước phía trên
• Chọn Remove Table of contents để xóa mục lục tự động trong word mà bạn thêm vào

Vậy là mục lục bạn thêm vào word đã được xóa đi sau vài lần nhấp chuột. Rất đơn giản phải không nào.

Thiết kế lại bảng mục lục tự động trong word 2013

Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưng bạn muốn màu sắc tương tự như tiêu đề hay những tùy chọn riêng nào đó theo ý muốn cá nhân. Đây là cách thực hiện việc chỉnh sửa mục lục tự động trong word 2013

• Chọn Tab References trên thanh giao diện ribbon
• Chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents và sau đó chọn Custom Table of Contents phía gần cuối cùng để mở hộp thoại mục lục trong word
• Trong hộp thoại Table of Contents, tiếp theo là bạn lưu ý trong tùy chọn Formats chuyển về From template sau đó chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chỉnh sửa mục lục tự động cấp độ cao nhất hoặc Level 1 trong word sau đó nhấn tùy chọn Modify. Hộp thoại Modify Style được mở ra.

• Tiếp theo bạn có thể tiến hành các tùy chọn theo ý muốn của mình với cái mục lục tự động đó. Sau khi click OK hai lần và bạn có thể thấy sự thay đổi của bạn tại mục Print Preview của hộp thoại Table of Contents. Tương tự với các cấp khác của mục lục tự động trong word tại TOC 2 và TOC 3 và các TOC khác

Cách làm ngắn hoặc mục lục tự động trong word 2013

Mục lục của bạn có rất nhiều level vì thế mục lục đó rất dài nhưng bạn lại muốn hiển thị một vài level chứ không hiển thị hết. Vậy làm thế nào để có thể làm ngắn mục lục tự động trong word lại. Để hiệu chỉnh tùy chọn đó trong word bạn cũng tiến hành mở hộp thoại Table of Contents như hướng dẫn phía trên sau đó chọn Show Levels tương ứng với số level trong mục lục mà bạn muốn hiển thị. Sau đó xem lại mục Print Preview phía trên để xem sự thay đổi nếu bạn đã chỉnh sửa nó.

 Tóm Lại

Đó là toàn bộ thao tác tạo muc lục tự động trong word 2013 kèm theo những hướng dẫn thêm về phần hiệu chỉnh, chỉnh sửa mục lục tự động trong word 2013. Với thủ thuật word nhỏ nhỏ này hi vọng bạn sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể khi tạo mục lục tự động trong word. Ngoài ra để quá trìn tìm hiểu word thuận tiền hơn bạn có thể xem thêm giáo trình word 2013 để có được những kiến thức bài bản và chuyên sâu nhất.

Nguyễn Tấn Tài Founder/ CEO Giaotrinhhay.com - Giáo Trình Hay Chia Sẻ: Tài liệu SEO website, DIGITAL MARKETING, Ebook CNTT, Mẹo vặt, Phần mềm, Thủ thuật PC và kho tài liệu học tập hữu ích miễn phí.