Giáo Trình Hay – Nguyễn Tấn Tài
G Suite là tập hợp các sản phẩm hướng tới đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp, bao gồm hộp thư điện tử Gmail, dịch vụ lưu trữ đám mây Drive, bộ công cụ văn phòng Docs, Sheets, v.v… do Google cung cấp thông qua nền tảng dịch vụ thuê bao hàng tháng để hiện đại hoá và hợp lý hoá quy trình làm việc của doanh nghiệp. Nhưng điều gì làm nên sự khác biệt giữa G Suite và các ứng dụng miễn phí tương đương mà Google cung cấp cho nhóm người dùng cá nhân?
G SUITE LÀ GÌ?
G SUITE LÀ GÌ?G Suite tên đầy đủ là G Suite by Google Cloud, là một bộ các công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google mang tới cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có những giải pháp quản lý email hiệu quả, tăng khả năng lưu trữ dữ liệu, bảo mật và tương tác với nhau thông qua các công cụ như Google Mail, Google Drive, Google Calendar, Google Hangouts, Google Docs….
Không chỉ đơn giản là email và chat mà còn có các cuộc gọi video, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng nhau tạo và chỉnh sửa các văn bản trực tuyến… và còn hơn thế nữa. Chỉ với vài bước thiết lập đơn giản, sử dụng và quản lý, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng.
LỢI ÍCH CỦA G SUITE
LỢI ÍCH VỚI NGƯỜI DÙNG:
- Dữ liệu truy cập từ bất cứ nơi nào, trên bất kỳ nền tảng nào
- Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dung lượng 30GB hoặc không giới hạn
- Email thông minh tránh spam hiệu quả
- Trò chuyện với đồng nghiệp qua Chat và Video call (Hangouts)
- Biên tập tài liệu trực tuyến
- Dữ liệu không bao giờ bị mất đi ngay cả khi máy tính bị hỏng hoặc bị đánh cắp
LỢI ÍCH VỚI CÁC KỸ SƯ CÔNG NGHỆ:
LỢI ÍCH VỚI CÁC KỸ SƯ CÔNG NGHỆ:- Không tốn chi phí phần cứng hoặc phần mềm phải cài đặt hoặc bảo trì
- Chi phí cố định rất thấp cho mỗi người sử dụng các ứng dụng (chỉ từ 2.5$/user), hơn nữa các ứng dụng này được nhiều người quen dùng nên ít cần đào tạo.
- Tiết kiệm chi phí bản quyền và chi phí trung tâm dữ liệu
- Nền tảng mở cho phép tích hợp các ứng dụng
LỢI ÍCH VỚI CÁC CHỦ DOANH NGHIỆP:
- Với G Suite, bạn sở hữu cho mình địa chỉ email gắn với tên miền là tên miền doanh nghiệp. Vd: thinhvd@Vicoders.com thay vì thinhvd@gmail.com.
- Giảm chi phí, tăng năng suất lao đông, tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn
- Linh hoạt hơn để triển khai các thay đổi, đổi mới nhanh chóng hơn trong doanh nghiệp
- Tập trung nguồn lực vào các sáng kiến chiến lược thay vì hoạt động điều hành
- Tạo môi trường công nghệ thông tin hấp dẫn cho nguồn lao động trẻ của công ty.
- Kiểm soát bảo mật và quản lý người dùng.
- Hội nghị video và hội nghị thoại
- Cùng nhau làm việc trên cùng một tệp tin, tài liệu, bảng tính và bảng trình bày.
- Hỗ trợ tài khoản 24/7.
CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA G SUITE
1. GMAIL
- Với Gmail hộp thư đến của bạn có thể lưu trữ đáng kể để hạn chế việc phải xóa email.
- Có thể thêm tính năng tìm kiếm Google và Email – nhắn tin nhanh.
- Gmail của bạn không bị giới hạn đăng nhập trên các thiết bị di động hay laptop
- Bạn có thể sử dụng tính năng Gmail offline sau khi kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs.
2. GOOGLE CALENDAR
- Với Google Calendar bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp và các đồng nghiệp và cộng sự từ một lịch trực tuyến.
- Bạn có thể xem được các cuộc hẹn của họ và sắp xếp tổ chức sự kiện của mình sao cho hợp lý.
- Google Calendar cũng có thể được tích hợp các thành phần khác của Google Apps. Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ và cộng tác thông qua Gmail. Talk và Calendar để giảm bơt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả công việc. Thêm vào đó, bạn có thể quản lý việc ai đó có thể xem lịch của bạn .
3. GOOGLE DOCS
- Google Docs cải thiện tốc độ và chất lượng công việc bằng cách cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng 1 lúc. Nhiều người ở nhiều địa điểm có thể xem, thảo luận và chỉnh sửa cùng 1 tài liệu từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào.
- Google Docs cũng làm giảm công việc trùng lặp và theo dõi các tài liệu lộn xộn hay kiểm soát các phiên bản, đồng thời loại bỏ các mối quan tâm vượt quá dung lượng cho phép.
- Việc chia sẻ trên Google Docs rất an toàn. Bạn không cần phải lo lắng về việc thông tin của bạn bị lọt vào tay kẻ xấu.
4. GOOGLE DRIVE
- Google Drive giúp bạn có thể truy cập vào công việc của bạn từ bất cứ nơi nào, trên Macbook, Laptop, thiết bị di động hoặc trên web. Cách đơn giản chỉ cần tải Drive về trên máy Mac hoặc máy tính của bạn để đồng bộ hóa các tập tin từ máy tính lên đám mây. Cập nhật một tập tin trên một thiết bị sẽ tự động lưu vào Drive và các thiết bị khác của bạn. Vì vậy, bạn luôn có bản cập nhật mới nhất những tập tin của mình tại bất cứ đâu khi bạn cần đến chúng.
5. GOOGLE HANGOUTS
- Hangouts mang các cuộc họp video trực tuyến ngay trên máy tính xách tay, điện thoại di động hoặc tablet.
- Hangouts được tích hợp với các ứng dụng của Google để thuận lợi hơn cho bạn làm việc. Thật dễ dàng để sắp xếp một Hangouts từ lịch (Calendar) của bạn hoặc click ngay từ hộp thư đến của bạn. Bạn có thể thêm một file docs từ Google Drive và làm việc cùng nhau trong thời gian thực hiện cuộc gọi.
6. GOOGLE SITE
- Doanh nghiệp sử dụng Google Sites để làm truy cập thông tin hữu ích, dễ dàng hơn. Nhân viên có thể tạo ra môt mạng nội bộ để nắm bắt và chia sẻ những kiến thức nội bộ. Bản chỉnh sửa mới nhất của tệp được thực hiện tự động. Định dạng hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf,…
- Người dùng có thể hiển thị Google Documents, Spreadsheets, presentation, Youtube video, picasa slideshow. Và các tiện ích khác mà không cần đến kỹ năng lập trình.
- Công nghệ tìm kiếm bằng Google đã được tích hợp sẵn, để nhân viên có thể tìm thấy thông tin công ty hữu ích như một cách dễ dàng để tìm kiếm Internet.
- Không có mã hóa hoặc không cần chuyên môn là cần thiết để cập nhật các trang hoặc tạo ra một trang web nội bộ mới, vì vậy, bất cứ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa.
7. GOOGLE VAULT
- Vault cho phép khả năng lưu trữ liên tục, e-discovery. Và năng lực quản lý thông tin với G Suite của bạn để bảo vệ doanh nghiêp của bạn.
- Email và những cuộc trò cuyện của bạn sẽ được lưu trữ lại theo chính sách của bạn. Ngăn ngừa hành động xóa do vô ý. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm nội dung trò chuyện hoặc email liên quan.
