Cách tạo mục lục trong Excel

Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet(trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính.  Hay nói cách khác là tạo mục lục trong excel cho các phiên bản 2007 excel 2010 và 2013 tuy nhiên nó có chút khác biệt với tạo mục lục trong word từ hình thức tới cách làm.

Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh … Trong bài này giới thiệu bạn 2 cách tạo chỉ mục đó là thao tác bằng tay và sử dụng tạo mục lục tự động bằng VBA.

Tạo mục lục trong excel thủ công

Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập.

Để tạo hyperlink bạn tiến hành truy cập Tab Insert trên thanh gian diện ribbon của excel sau đó tìm tới Hyperlink ở trong nhóm Link hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink. Tiếp theo chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất.

Tạo mục luc trong excel tự động bằng VBA

Một cách thay thế khác là sử dụng VBA một chương trình khá mạnh mẽ hỗ trợ excel mà mình giới thiệu trong vài bài như hàm tách họ tên trong excel để tự động tạo ra các mục lục trong excel cách này rất nhanh tiện lợi ít thao tác tuy nhiên hơi khó khăn với bạn nào chưa làm quen nhiều với VBA trong excel đừng lo bạn có thể xem qua bài viết chuyển số tiền thành chữ trong excel trong đó mình hướng dẫn khá kĩ thao tác với VBA. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn.

Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet trong bảng tính excel. Bạn tiến hành chèn một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím tắt trong excel Alt+F11. Và tiến hành nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:

Private Sub Worksheet_Activate()
Dim wSheet As Worksheet
Dim lCount As Long
lCount = 1
With Me
.Columns(1).ClearContents
.Cells(1, 1) = "INDEX"
End With
For Each wSheet In Worksheets
If wSheet.Name <> Me.Name Then
lCount = lCount + 1
With wSheet
.Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index
.Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _
"Index", TextToDisplay:="Quay Lai Chi Muc"
End With
Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _
"Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name
End If
Next wSheet
End Sub

Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBA và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate.

Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn.

Lưu ý tiếp theo, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.

Lời kết

Đó là toàn bộ hướng dẫn thao tác tạo trang mục lục trong excel giúp bạn thuận tiện hơn trong thao tác với dữ liệu excel cũng như tiết kiệm thời gian. Ngoài thủ thuật tạo mục lục trong excel này blog còn chia sẻ rất nhiều bài viết khác về thủ thuật excel bạn có thể tìm đọc và tìm hiểu thêm nếu muốn bổ sung kiến thức nâng cao về excel

Nguyễn Tấn Tài Founder/ CEO Giaotrinhhay.com - Giáo Trình Hay Chia Sẻ: Tài liệu SEO website, DIGITAL MARKETING, Ebook CNTT, Mẹo vặt, Phần mềm, Thủ thuật PC và kho tài liệu học tập hữu ích miễn phí.