Trang chủ » Tin học văn phòng » Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

1328 Lượt xem

Khi bạn đang làm việc với các bảng tính trong Microsoft Excel và vô tình sao chép các hàng, hoặc nếu bạn đang làm một bảng tổng hợp của một số người khác, bạn sẽ gặp phải các hàng trùng lặp mà bạn cần phải xóa. Thao tác lặp đi lặp lại như vậy rất tốn thời gian nhưng có một số thủ thuật đơn giản giúp bạn rút ngắn được các thao tác đó.

Trong bài viết này, các bạn sẽ được hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel. Cụ thể là cách xác định và xóa các hàng trùng lặp trong Excel. Ví dụ đây là file Excel có các hàng trùng lặp:

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

 

Lựa chọn 1 – Hủy bỏ trùng lặp trong Excel

Nếu bạn đang sử dụng bộ phần mềm văn phòng “Microsoft Office Suite”, bạn sẽ có một chút lợi thế vì nó đã tích hợp sẵn các tính năng cho việc tìm kiếm và xóa các bản sao (trùng lặp)  trong đó.

Đầu tiên bạn chọn vào các ô bạn muốn nhắm đến mục tiêu tìm kiếm của bạn. Trong chường hợp này, chúng ta sẽ chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấn: Ctrl + A.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Khi chọn tất cả các ô xong, bạn bấm vào tab “Data” ở phía trên. Sau đó chọn chức năng “Remove Duplicates” như hình minh họa dưới đây.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Khi bạn Click vào đó, một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện. Bạn nhận thấy rằng, hàng đầu tiên đã tự dộngđược bỏ chọn. Lý do ở đây là “My data has headers” đâ được đánh dấu “tích”.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

 

Trong trường hợp này, chúng ta không có bất kỳ tiêu đề nào tại dòng thứ nhất. Vì vậy, chúng ta bỏ chọn phần “My data has headers” trong hộp thoại đó. Chức năng này làm cho toàn bộ bảng được nhấn mạnh một lần nữa và phần “Columns” thay đổi từ “Trùng lặp” sang “Column A, B, and C”.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Bây giờ bạn chỉ cần nhấn nút “OK” để xóa tất cả các bản sao trùng lặp. Các thông tin của việc loại bỏ các hàng trùng lặp sẽ được hiển thị.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

 

Lựa chọn 2 – Sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel

Công cụ thứ 2 bạn có thể sử dụng trong Excel để xác định và xóa các bản sao là “Advanced Filter”. Phương pháp này cũng được áp dụng cho Excel 2003. Nào bây giờ chúng ta hãy bắt đầu lại  bằng cách mở bảng tính Excel lên. Để sắp xếp bảng tính, bạn cần phải sử dụng phím tắt “Ctrl + A” như trước đó.

Sau khi chọn bảng, bạn Click vào tab “Data” và nhìn thấy chữ “Sort & Filter”, sau đó Click vào “Advanced” như hình dưới đây. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2003 thì Click vào “Data” trên thanhcông cụ (xổ xuống) sau đó vào “Filters” chọn “Advanced Filters…”

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Tiếp đến, bạn cần phải chọn “Unique records only” trong hộp thoại “Advanced Filter” đó.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Khi bạn Click vào nút OK, các thành phần trùng lặp đã được loại bỏ ngoại trừ còn vài cái sót lại. Trong trường hơp này, hai phần còn lại đó là bản sao đầu tiên được tìm thấy trong hàng. Tính năng này tự động giả định rằng:  có những tiêu đề trong bảng .Nếu bạn muốn hàng đầu tiên bị xóa, bạn sẽ phải xóa nó bằng tay. Nếu bạn thực sự đã có tiêu đề chứ không phải là bản sao trong hàng đầu tiên, chỉ có một bản sao của bản sao hiện tại sẽ bị “tụt” lại sau.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Lựa chọn 3 – Thay thế

Phương pháp này thường là rất tốt cho các bảng tính nhỏ nếu bạn muốn xác định toàn bộ hàng được nhân đôi. Trong trường hợp này, cách đơn giản là sử dụng chức năng “replace”. Nào bây giờ hãy mở bảng tính lên.

Khi nó được mở, bạn cần phải chọn một ô với nội dung mà bạn muốn tìm, thay thế và sao chép nó.Click vào ô đó rồi nhấn phím tắt: Ctrl + C.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Sau đó nhấn Ctrl + H, rồi dán vào bản sao vừa chép vào trường “Find what” bằng cách nhấn Ctrl + V.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Tiếp đến, bấm vào nút “Options” ở phía bên dưới của hộp thoại, rồi chọn chọn vào ô “Match entire cell contents”. Đôi khi văn bản của bạn có thể có mặt trong các ô (cell) khác với các văn bản khác. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, có thể bạn sẽ vô tình xóa đi các ô mà bạn cần phải giữ.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Bạn hãy nhập một giá trị để thay thế các từ trùng lặp, ở đây tôi chọn là 1 bởi vì nó nhỏ và nổi bật. Bây giờ bạn có thể dễ dàng xác định được hàng trùng lặp trong Excel rồi đó. Sau đó nhấn “Replace All”

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Kết quả:

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Nếu muốn giữ lại bản sao (các từ trùng lặp), bạn chỉ cần dán văn bản gốc vào hàng mà trước đó thay là 1 trong hộp thoại “Find and Replace”.

Đến đây bạn đã xác định được tất cả các hàng với nội dung trùng lặp, duyệt qua các hàng trùng lặp đó rồi nhấn phím Ctrl để chọn các hàng trùng lặp trong Excel.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Chọn xong các hàng trùng lặp đó,Click chuột phải chọn “Delete” để xóa.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

Khi thao tác xong, bạn sẽ thấy tất cả các hàng còn lại là giá trị duy nhất.

Hướng dẫn loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

 

Chúc các bạn thành công.